Toutes les questions | FAQ Tesa

Qu’est-ce qu’une heure majorée ?

Une heure majorée est une heure de nuit et/ou du dimanche. Elle doit être saisie dans les heures majorées.
Une heure majorée peut aussi être une heure supplémentaire et, dans ce cas, elle doit être saisie dans les heures supplémentaires.

Quelle convention collective doit être indiquée si mon entreprise a 2 activités distinctes et donc 2 conventions collectives ?

Vous devez indiquer la convention collective de l’activité principale dans l’adhésion et lors de la saisie du volet social, modifier pour chaque salarié concerné la convention collective à laquelle ils sont rattachés. Pour toute question complémentaire sur votre convention collective ou sur le droit du travail, rapprochez-vous de la DIRECCTE de votre région.

Comment je trouve le code de ma convention collective (IDCC) ?

Sélectionnez votre convention collective dans le menu déroulant ou utiliser la fonction « Recherche d’une convention collective » en tapant un mot clé correspondant à votre activité Si vous ne connaissez pas votre IDCC, l’aide en ligne (accessible avec le point d’interrogation) vous guidera dans votre recherche en vous indiquant les 15 conventions collectives les plus utilisées dans votre région. La Chambre d’agriculture de votre département ou la DIRECCTE peuvent également vous indiquer la convention collective dont dépend votre entreprise.

Comment s’effectue le paiement de mes cotisations ?

Vous disposez des mêmes modes de paiement qu’auparavant et selon les mêmes échéances. Pour plus de simplicité et de sécurité, vous pouvez opter pour le prélèvement automatique.

Comment dois-je calculer l’effectif moyen de mon entreprise ?

L’effectif moyen se calcule sur le nombre des salariés titulaires d’un contrat de travail à durée indéterminée présents dans votre entreprise au 31 décembre de l’année précédente. Il s’agit des personnes physiques en CDI et ce quelle que soit leur durée de travail (temps plein, temps partiel). Si vous venez de créer votre entreprise, la MSA appréciera l’effectif de votre entreprise à la date à laquelle vous adhérez au Tesa+.

Qu’est-ce qui se passe si je n’ai pas validé mes bulletins de salaire en fin de mois ?

Si vous n’avez pas validé le bulletin de salaire avant 15h30 le 3 du mois suivant, celui-ci sera automatiquement validé.

Quand puis-je récupérer le bulletin de salaire ?

Après saisie du volet social du salarié, le bulletin de salaire en mode brouillon est soumis à votre validation :

le jour même si l’envoi du volet social est réalisé en semaine avant 15h30 ;
le lendemain matin (premier jour ouvré suivant) si l’envoi est réalisé en semaine après 15h30 ;
le lundi matin suivant si l’envoi est réalisée le week-end.

Si vous n’avez pas validé le bulletin de salaire avant 15h30 le 3 du mois suivant, celui-ci sera automatiquement validé.

Est-ce que le bulletin de paie contient toutes les informations concernant mon salarié ?

Le bulletin de paie produit par le Tesa+ contient toutes les informations obligatoires conformément à la réglementation. Il prend en compte les normes de présentation du bulletin de paie clarifié qui s’applique à toutes les entreprises depuis le 1er janvier 2018.

Nous vous rappelons que vous êtes tenu de remettre le bulletin de paie à vos salariés et que vous devez en conserver un double (sous forme papier ou électronique) pendant au moins 5 ans.

Puis-je déclarer un salarié sans numéro de sécurité sociale ?

Oui. Dans ce cas, vous devez saisir les nom, prénom et date de naissance du salarié.

Puis-je déclarer un salarié avec le numéro de sécurité sociale du père ou de la mère ?

Non, ce n’est pas possible. Il faut obligatoirement renseigner le numéro de sécurité sociale du salarié.
S’il n’en a pas, indiquez les nom, prénom et date de naissance du salarié.

Comment déclarer plusieurs salariés avec un contrat identique ?

A la fin de la saisie d’une embauche, il est possible de créer une nouvelle embauche avec les mêmes caractéristiques. Pour cela, cliquez sur « Saisir une autre DPAE ayant les mêmes éléments d’embauche et d’emploi ».

Comment rectifier une déclaration d’embauche après envoi ?

Une déclaration d’embauche envoyée ne peut plus être rectifiée. Elle doit être déclarée en « sans embauche » et une nouvelle embauche doit être saisie.

Comment supprimer une déclaration d’embauche envoyée ?

Pour supprimer une DPAE, il faut s’assurer que celle-ci n’est pas associée à un bulletin de salaire, puis la déclarer en « sans embauche ».

Comment déclarer un salarié domicilié fiscalement hors de France ?

Pour les salariés domiciliés fiscalement hors de France, les cotisations recouvrées par la MSA sont calculées automatiquement. Lors de l’embauche, pensez à renseigner l’information sur le salarié « Salarié domicilé fiscalement à l’étranger ».

Combien de pages comporte le bulletin de salaire produit avec le Tesa+ ?

Le bulletin de paie produit par le Tesa+ contient toutes les informations obligatoires exigées par le Code du Travail. Il prend en compte les normes de présentation du bulletin de paie clarifié qui s’applique à toutes les entreprises depuis le 1er janvier 2018. Le nombre de pages dépend donc des informations à faire figurer sur le bulletin de paie du salarié.

Est-ce que je peux effectuer mes déclarations avec des carnets papier ?

Le Tesa est totalement dématérialisé. Pour utiliser le Tesa simplifié ou le Tesa+, vous devez impérativement être inscrit à Mon espace privé sur le site de votre MSA ou effectuer vos démarches sur net-entreprises.fr.

Je vais utiliser le Tesa+ à compter du 1er janvier. Dois-je refaire une nouvelle DPAE pour les salariés déjà présents dans mon entreprise ?

Non, toutes les informations des salariés présents dans votre entreprise et connus de la MSA seront automatiquement reprises dans le Tesa+.

J’ai confié la gestion administrative de mon entreprise à un tiers déclarant. Peut-il utiliser le Tesa ?

Oui, votre tiers déclarant peut utiliser le Tesa (Tesa simplifié ou Tesa+). Les tiers déclarants ont un bouquet de services qui leur est réservé. Votre tiers déclarant doit impérativement s’inscrire à Mon espace privé « tiers déclarants » pour l’utiliser.

Que dois-je faire avant de démarrer le Tesa+ ?

Vous devez disposer d’un numéro SIRET (si vous n’êtes pas particulier employeur) par établissement et vous munir du code de la convention collective liée au métier de votre entreprise (à voir avec les services de la Chambre d’Agriculture ou la DIRECCTE de votre département).

Dans le cadre de la subrogation, où peut-on indiquer les montants ?

Les montants de subrogation doivent être renseignés dans la rubrique « Montant des IJ complémentaires » dans la partie « Rémunération soumise à cotisation ».

Peut-on modifier un volet social après envoi ?

Le volet social d’un salarié est modifiable tant que le bulletin de salaire est à l’état « brouillon ». Sa modification entraine l’annulation du bulletin de salaire associé. Un nouvel envoi du volet social est nécessaire pour générer un nouveau bulletin de salaire.

Jusqu’à quelle date puis-je saisir un volet social pour un mois donné ?

Le volet social peut-être saisi jusqu’au 3 du mois suivant la période d’emploi, avant 15h30. Exemple : pour l’emploi d’un salarié au mois de juillet, vous devez saisir le volet social avant 15h30 le 3 août.

Dans quelle rubrique puis-je retrouver les DPAE et les bulletins de salaire de mes salariés ?

Les déclarations préalables à l’embauche (DPAE) et les bulletins de salaire validés à remettre à vos salariés sont disponibles dans la rubrique Mes documents > Recherche d’un document du service en ligne Tesa+.

Dans l’attestation Pôle emploi, les salaires varient d’un mois sur l’autre. Que dois-je faire pour que cela ne pose pas de difficultés concernant les droits de mon salarié ?

Après avoir imprimé l’attestation Pôle emploi, vous devez préciser, de façon manuscrite, le motif de cette variation : par exemple, les absences pour maladie sans subrogation, toutes absences non rémunérées, une prime de panier…

Ces éléments sont à renseigner dans la rubrique « Salaires des 12 mois civils complets précédent le dernier jour travaillé » dans la colonne de droite « Observation en cas de variation significative des salaires, indiquez le motif ».

La date de début de contrat de mon salarié est antérieure à mon adhésion au Tesa+. Que faire dans ce cas ?

Au moment de la production de l’attestation Pôle emploi, vous devez compléter, de façon manuscrite, tous les salaires antérieurs à l’utilisation du nouveau Tesa. Ces éléments sont à préciser dans la rubrique « Salaires des 12 mois civils complets précédent le dernier jour travaillé ».

Dans l’attestation Pôle emploi, que dois-je faire pour éviter des retards dans le calcul ou l’ouverture des droits de mon salarié ?

Vous devez déclarer précisément au moment de la saisie des données du volet social toutes les typologies de rémunération versées à votre salarié à l’occasion de son dernier mois. Il faut bien spécifier le montant dans la rubrique concernée : indemnité compensatrice de congés payés, indemnité de fin de contrat…

Il ne faut surtout pas tout regrouper en un seul montant. Dans ce cas, Pôle emploi pourrait vous solliciter afin de vous demander des compléments d’information ou solliciter votre salarié pour lui demander des pièces supplémentaires. L’étude de l’attestation et l’ouverture éventuelle des droits entraîneraient un délai de traitement plus long.

Mon entreprise est en redressement ou en liquidation judiciaire. Ai-je une action à faire dans l’attestation Pôle emploi de mon salarié ?

Oui. Vous devez compléter la rubrique « Avance du régime de garantie des salaires ».

Mon entreprise n’emploie que des CDD de moins de 3 mois et j’ai recours exclusivement au versement santé. Est-ce que je dois gérer les taux de la complémentaire ?

Non, il n’est pas nécessaire de préciser les taux dans « Gérer les taux ». Par contre, au moment de la saisie du volet social, vous devez rajouter ces précisions dans les éléments de la rémunération.

Où dois-je enregistrer le versement santé ?

Le versement santé est à enregistrer dans les éléments non soumis à cotisation du volet social. Il doit être indiqué dans les « éléments de rémunérations (horaire), dans les éléments non soumis à cotisation, versement santé ».

Comment faire pour enregistrer les jours fériés travaillés (hors 1er mai) selon la législation en vigueur ?

Le paiement des jours fériés travaillés est à enregistrer dans les éléments soumis à cotisation. Ils doivent donc être indiqués dans les « Eléments de rémunérations (horaire) / « Eléments soumis à cotisation » / « Compléments de rémunération ». Ces éléments sont à calculer manuellement.

Est-ce que le Tesa+ produit le solde de tout compte ?

Non. Le calcul du solde de tout compte est de la responsabilité de l’employeur. Il ne rentre pas dans le périmètre du Tesa+.

Comment dois-je faire pour enregistrer les indemnités de transport ?

Les indemnités de transport sont des éléments non soumis à cotisation. Elles doivent être indiquées dans la rubrique « Eléments de rémunérations (horaire) » / « Eléments non soumis à cotisation » / »Autre ».

Comment déclarer la prime exceptionnelle de pouvoir d’achat ?

Si vous utilisez le Tesa (Tesa simplifié ou Tesa+), la prime est à déclarer, sur le bulletin de salaire, dans la rubrique « autres éléments de rémunération non soumis à cotisations« .

Je suis particulier employeur. Est-ce que je peux utiliser le Tesa+ ?

Si vous avez recours régulièrement à un salarié pour des travaux de jardinage, d’élagage ou d’aménagement paysager, vous pouvez recourir au Tesa+ pour le déclarer. L’utilisation du Tesa+ est adaptée si le contrat de votre salarié est un CDI ou un CDD de plus de 3 mois.

Je n’ai pas de SIRET ; puis-je adhérer au Tesa+ ?

Si vous êtes un employeur de main d’œuvre, le numéro de SIRET est une donnée indispensable pour vous inscrire au service en ligne. Il est donc nécessaire de posséder un numéro SIRET avant d’adhérer au Tesa+ (sauf si vous êtes particulier employeur).

Je suis particulier employeur et je n’ai pas de SIRET. Est-ce que je peux adhérer au Tesa+ ?

Si vous êtes un particulier employeur, et uniquement dans ce cas-là, vous pouvez adhérer au Tesa+ sans posséder de SIRET.

Je suis employeur de main d’œuvre mais j’ai recours à un salarié en tant que particulier employeur. Dois-je utiliser mon SIRET ?

Non, vous ne devez absolument pas utiliser votre SIRET pour déclarer votre salarié dans le cas où vous l’employer en tant que particulier employeur.

Est-ce que le Tesa+ prend en charge le prélèvement à la source pour les salariés des particuliers employeurs ?

Depuis janvier 2020, le prélèvement à la source de l’impôt s’applique aux salariés employés par des particuliers employeurs. Le Tesa+ calcule le montant du prélèvement à la source applicable à votre salarié et assure sa déclaration auprès des services des impôts.

Où puis-je retrouver les différentes branches de cotisations associées à chaque ligne du bulletin de salaire?

Vous pouvez retrouver les différentes branches de cotisations associées à chaque ligne du bulletin de salaire, que ce soit pour les salariés cadres ou les salariés non cadres, en consultant le document ci-dessous. Le document Excel comporte 2 onglets, un pour les bulletins des salariés non cadres et l’autre pour les bulletins des salariés cadres.

TESA + Lignes associées au BS

Est-ce que je peux utiliser le Tesa+ pour gérer des contrats d’apprentissage ?

Oui. Depuis janvier 2020, vous pouvez déclarer vos apprentis avec le Tesa+. En conséquence, vous ne pourrez plus utiliser la déclaration trimestrielle des salaires (DTS) dès le 1er trimestre 2020 pour gérer ce type de contrat particulier.

J’utilise le Tesa+ et je recherche des éléments d’information quand je fais mes déclarations. Que dois-je faire ?

Un manuel d’utilisation est à votre disposition. Vous y trouverez les écrans du Tesa+ et des conseils pour vous accompagner au moment de votre adhésion au service et vous aider pour la gestion des taux, l’embauche, les volets sociaux et les bulletins de salaire.

Consulter le manuel

Comment passer un salarié de Tesa simplifié à Tesa+ ?

Une fois votre adhésion et la gestion des taux effectuées, la MSA valide votre adhésion. En accédant au sommaire du Tesa+, vous devez reprendre les contrats avec l’onglet « Saisir les données sociales du bulletin de salaire » pour chaque salarié en cliquant sur le pictogramme dans la colonne « saisir un volet social ». Vous ne devez pas effectuer une nouvelle embauche dans cette situation.

Est-ce que je peux simplifier mes démarches quand j’ai déjà effectué des embauches ?

Oui. Vous pouvez sauvegarder un contrat d’une embauche et le réutiliser en tant que modèle au moment de la saisie d’une nouvelle embauche.

Comment rectifier le bulletin de salaire validé quand j’ai fait une erreur de saisie ?

Seules les rectifications de rémunération, liées aux cotisations non gérées par la MSA, peuvent être modifiées dans le volet social au niveau des éléments de rémunérations (horaires) / Rectification de périodes précédentes.

Où puis-trouver les factures Tesa+ ?

Vos factures Tesa+ sont disponibles uniquement dans le service dans la rubrique Mes documents / Documents de cotisations.

Où trouver les documents Bulletins de salaires, Attestations Pôle emploi et certificat de fin de contrat ?

Vous pouvez accéder à ces différents documents dans la rubrique Mes documents / Recherche d’un document.

Comment effectuer la saisie des indemnités journalières ?

Lors de la saisie du volet social, vous devez indiquer certains éléments de rémunération à faire figurer sur le bulletin de salaire.

Comment saisir les indemnités journalières si vous ne maintenez pas les salaires ?

Saisissez les informations de la période d’arrêt dans la rubrique Absences/Congés/Arrêts du volet social. Votre saisie produira une ligne d’information sur le bulletin de salaires, mais elle n’a aucune incidence sur les rémunérations et les cotisations.

Comment saisir les indemnités journalières maladie si vous maintenez les salaires ?

Lors de la saisie du volet social, vous devez indiquer certains éléments de rémunération :

- Saisie d’un élément soumis à cotisation/Indemnités journalières BRUTES à déduire du revenu (à saisir en -). Pour la formule d’un cas classique, le calcul est le suivant :

- Saisie d’un élément non soumis à cotisation/Indemnités journalières nettes
  - Le montant à indiquer est à saisir en +
  - Le montant des indemnités journalières BRUT de base – 6,70%

Comment saisir un reliquat d’Indemnités journalière selon la convention collective ?
- Saisissez le reliquat dans Eléments soumis à cotisations/Montant à déduire pour la garantie du net à payer dans le cas d’indemnités journalières (à saisir en -)

Comment saisir des indemnités journalières complémentaires ?

Selon votre convention collective et si vous appliquez des indemnités journalières complémentaires :

- Saisissez le montant dans Eléments soumis à cotisation/Montant des IJ complémentaires (à saisir en -)

Comment saisir des indemnités journalières AT en cas de maintien de salaire ?

Lors de la saisie du volet social, vous indiquez certains éléments de rémunération :

- Saisie d’un élément soumis à cotisation/Indemnités journalières Brutes à déduire du revenu (à saisir en -)

- Saisie d’un élément non soumis à cotisation\Indemnités journalières nettes
  - Le montant à indiquer est à saisir en +
  - Le montant des indemnités journalières BRUT de base – 6,70%

Est-ce que je peux utiliser conjointement la DSN et le Tesa+ ?

Cette solution est possible en fonction de vos besoins. Dans ce cas-là, prenez contact avec votre MSA pour en définir les modalités.

Consulter le document « Le système de fractionnement en DSN »

Lorsque vous procédez à une embauche, vous devez vous assurer de la bonne identification du salarié. Comment obtenir l’identité complète et fiable de votre salarié ?

Pour obtenir l’identité complète et fiable de votre salarié, vous devez :

lui demander un justificatif d’identité (carte d’identité, passeport, titre de séjour, acte de naissance) et relever les informations suivantes :
- nom de naissance dans l’ordre de l’état civil et nom d’usage (ou nom marital)
- tous les prénoms dans l’ordre de l’état civil
- date, lieu et pays de naissance
indiquer son adresse complète (en France ou à l’étranger)
lui demander s’il connaît son numéro de Sécurité Sociale pour le reporter sur la DPAE ou TESA.

Attention à la validité des documents photocopiés : pour être recevable, les photocopies doivent être lisibles et non tronquées, les éléments d’état civil ne doivent pas être surlignés, raturés ou surchargés.

Lorsque vous procédez à une embauche et que vous essayez d’obtenir l’identité complète et fiable de votre salarié, que faire si le salarié n’a pas de numéro de sécurité sociale ou ne le connait pas ?

Si votre salarié n’a pas de numéro de sécurité sociale ou ne le connait pas, pensez à transmettre les justificatifs suivants :

s’il est né en France, son passeport ou sa carte d’identité recto-verso
s’il est né à l’étranger :
- une pièce d’état civil (extrait d’acte de naissance plurilingue ou copie d’acte de naissance ou pièce établie par un consulat)
- et une pièce d’identité (carte d’identité, passeport, titre de séjour en cours de validité, visa long séjour valant Titre de séjour accompagné de la page du passeport comportant les mentions relatives à l’identité…)

Attention à la validité des documents photocopiés : pour être recevable, les photocopies doivent être lisibles et non tronquées, les éléments d’état civil ne doivent pas être surlignés, raturés ou surchargés.

Que devez-vous vérifier en priorité quand vous embauchez du personnel étranger ?

Quand vous embauchez du personnel étranger, vous devez vérifier que le salarié est en situation régulière et qu’il a un titre de séjour valide.

Puis-je modifier l’adresse de mon salarié ?

L’adresse postale d’un salarié ne peut être modifiée que par l’intervention du salarié lui-même. Il doit transmettre sa nouvelle adresse directement à la MSA par courrier ou en utilisant le service en ligne disponible dans Mon espace privé MSA (rubrique Mon compte).

J’utilise le Tesa+ pour la gestion de mes salariés permanents, puis-je utiliser le TESA simplifié pour la déclaration de mes travailleurs occasionnels ?

Non, vous devez continuer à utiliser le Tesa+ pour déclarer vos travailleurs occasionnels.

Qu’est-ce que le versement santé ?

Le versement santé est une aide octroyée par l’entreprise qui permet aux employés précaires de financer leur complémentaire santé individuelle. Pour plus de renseignements, consultez la Fiche d’information MSA sur le versement-sante

Comment dois-je déclarer l’acompte de salaire fait à mon salarié. Puis-je déclarer également une retenue sur le salaire ?

Lors de la saisie du volet social, vous aurez accès à une zone pour la saisie de l’acompte ou toutes autres retenues.

Quel est le délai de conservation des bulletins de paie de mes salariés ?

La durée de conservation est de 5 ans après l’élaboration des bulletins de paie de vos salariés.

Puis-je modifier l’adresse de mon salarié ?

L’adresse postale d’un salarié ne peut être modifiée que par l’intervention du salarié lui-même. Il doit transmettre sa nouvelle adresse directement à la MSA par courrier ou en utilisant le service en ligne disponible dans Mon espace privé MSA (rubrique Mon compte).

Quels sont les documents destinés à mes salariés ?

Pour votre salarié, le Tesa simplifié vous permettra de disposer :

de la copie de la DPAE (Déclaration préalable à l’embauche) faisant office de contrat simplifié à faire signer et à remettre à votre salarié;
de l’accusé réception de la DPAE
du bulletin de salaire
du certificat de travail (uniquement en fin de contrat)
de l’attestation pôle emploi (uniquement en fin de contrat)

Le reçu pour solde de tout compte n’est pas mis à disposition par le service Tesa simplifié, il vous appartient de l’établir.

Comment je peux accéder à mon registre unique du personnel (RUP) ?

Rendez-vous dans la rubrique « Autres informations » dans le menu Tesa simplifié, puis cliquez sur « Consulter le Registre Unique du Personnel (RUP) ». Vous pourrez ainsi consulter la liste des contrats de vos salariés embauchés dans votre établissement sur ce téléservice. Les contrats sont conservés pour une durée de 5 ans à compter de la date de déclaration.