Tesa simplifié : Gestion du personnel
L’adresse postale d’un salarié ne peut être modifiée que par l’intervention du salarié lui-même. Il doit transmettre sa nouvelle adresse directement à la MSA par courrier ou en utilisant le service en ligne disponible dans Mon espace privé MSA (rubrique Mon compte).
Pour votre salarié, le Tesa simplifié vous permettra de disposer :
- de la copie de la DPAE (Déclaration préalable à l’embauche) faisant office de contrat simplifié à faire signer et à remettre à votre salarié;
- de l’accusé réception de la DPAE
- du bulletin de salaire
- du certificat de travail (uniquement en fin de contrat)
- de l’attestation pôle emploi (uniquement en fin de contrat)
Le reçu pour solde de tout compte n’est pas mis à disposition par le service Tesa simplifié, il vous appartient de l’établir.
Rendez-vous dans la rubrique « Autres informations » dans le menu Tesa simplifié, puis cliquez sur « Consulter le Registre Unique du Personnel (RUP) ». Vous pourrez ainsi consulter la liste des contrats de vos salariés embauchés dans votre établissement sur ce téléservice. Les contrats sont conservés pour une durée de 5 ans à compter de la date de déclaration.
Tesa simplifié : Adhésion et accès au service
Si vous êtes un nouvel utilisateur du Tesa simplifié, contactez les services de votre MSA pour qu’ils vous ouvrent l’accès au service. Pensez à préparer votre numéro SIRET, vos identifiants de connexion à votre espace privé et vérifiez les données de votre établissement.
Si vous êtes un nouvel utilisateur du Tesa simplifié, contactez les services de votre MSA pour qu’ils vous ouvrent l’accès au service. Pensez à préparer votre numéro SIRET, vos identifiants de connexion à votre espace privé et vérifiez les données de votre établissement.
Connectez-vous avec votre identifiant et mot de passe sur le site MSA, dans Mon espace privé. Rendez-vous dans la rubrique Tesa et cliquez sur nouveau Tesa simplifié.
Non. Pour les données et informations relatives à vos anciens salariés pour les CDD conclus avant le 1er janvier 2024, vous devez accéder à l’ancien service Tesa simplifié.
Toutefois, vos informations relatives à votre établissement, à votre activité, si elles sont déjà connues par votre MSA seront préchargées dans le nouveau service Tesa simplifié et disponibles dans la rubrique « Autres informations » en cliquant sur le lien « Gérer mon établissement ».
Vous devez vous rapprocher de la MSA d’Alsace qui est le centre national des firmes étrangères pour les entreprises agricoles (Centre national des firmes étrangères MSA Alsace ). Cette MSA vous indiquera la démarche à suivre pour la déclaration de vos salariés agricoles.
Tesa simplifié : Eligibilité
L’accès au nouveau Tesa simplifié n’est pas possible. Pour l’embauche de vos salariés, vous devez utiliser le Tesa+ accessible depuis Mon espace privé après avoir contacté votre caisse afin d’effectuer les démarches nécessaires.
Oui. Si vous avez rempli les formalités de procuration.
Non, vous devez continuer à utiliser le Tesa+ pour déclarer vos travailleurs occasionnels.
Les prévoyances suivantes sont gérées dans le Tesa simplifié :
- Le versement santé ;
- Les cotisations garanties incapacité de travail et décès des salariés occasionnels dont la gestion est déléguée à la MSA.
Au cours de l’année 2024 :
- La cotisation couverture frais de santé dont la gestion est déléguée à la MSA.
Non, le Tesa simplifié permet de gérer les embauches de travailleurs occasionnels pour une durée de 3 mois maximum.
En revanche, le Tesa simplifié peut être utilisé par un même employeur, pour un même salarié, sur deux ou plusieurs CDD ne dépassant pas chacun la durée maximale de 3 mois (dans le respect de la réglementation du droit du travail relative à la succession des CDD).
Non, seule la gestion des salariés non cadres est permise dans le Tesa simplifié.
Les rémunérations mensuelles brutes ne doivent pas dépasser 3 fois la valeur du plafond mensuel de sécurité sociale (11 592 € en 2024) dans le Tesa simplifié.
Tesa simplifié : Embauche
Lors de l’embauche, dans le bloc « Mes embauches et salaires », sélectionnez « Saisir une déclaration préalable à l’embauche (DPAE) », dans la grille « Salarié ». Puis indiquez le nom de naissance, le prénom et la date de naissance de votre salarié. S’il n’est pas connu de la MSA, vous devrez remplir son état civil complet.
L’adresse postale d’un salarié ne peut être modifiée que par l’intervention du salarié lui-même. Il doit transmettre sa nouvelle adresse directement à la MSA par courrier ou en utilisant le service en ligne disponible dans Mon espace privé MSA (rubrique Mon compte).
Non, le Tesa simplifié permet de gérer les embauches de travailleurs occasionnels pour une durée de 3 mois maximum.
En revanche, le Tesa simplifié peut être utilisé par un même employeur, pour un même salarié, sur deux ou plusieurs CDD ne dépassant pas chacun la durée maximale de 3 mois (dans le respect de la réglementation du droit du travail relative à la succession des CDD).
La DPAE est un document essentiel lors de l’embauche d’un nouvel employé. Elle permet de signaler à la MSA compétente l’embauche d’un salarié, en fournissant des informations telles que l’identité du salarié, la date d’embauche, la nature du contrat de travail, etc.
Ce document est obligatoire et doit être remis à votre salarié. La DPAE du Tesa simplifié fait office de contrat de travail simplifié devant être signé par votre salarié.
Il est important de demander à votre salarié son numéro de sécurité sociale (NIR) qui est nécessaire à la gestion de ses droits sociaux et à l’alimentation de sa carrière pour sa retraite. Si votre salarié n’est pas en mesure de fournir son NIR, il vous faudra vous munir à minima de son nom et prénom, sa date et pays de naissance, nationalité et adresse de résidence.
Vous devez vérifier les autorisations de travail si vous souhaitez embaucher des salariés étrangers. En effet, il est indispensable de s’assurer que le salarié a bien le droit de travailler et vous devez transmettre à la MSA les justificatifs attestant de l’autorisation de travail.
Lors de l’établissement du contrat, une coche est prévue à cet effet.
Si vous ne connaissez pas votre convention collective, veuillez-vous rendre sur le site suivant : https://code.travail.gouv.fr/outils/convention-collective afin de pouvoir trouver votre convention collective.
Lors de l’établissement du contrat pour votre salarié, une coche s’affichera si le type de contrat est : Contrats d’usage, vendange ou saisonnier.
Pour savoir si vous êtes éligible, vous pouvez consulter la publication suivante Fiche MSA sur l’exonération travailleurs-occasionnels.
En tant qu’employeur, vous avez un rôle à jouer dans la mise en œuvre du suivi de l’état de santé de vos salariés. Lors de l’établissement du contrat de votre salarié, vous devez donc déclarer les risques spécifiques liés aux conditions de travail et à la situation du salarié. Ces données seront transmises au service de Santé sécurité au travail de votre MSA et pourront potentiellement déclencher une visite médicale pour votre salarié. Vous pouvez cliquer sur le lien suivant pour accéder au guide MSA : suivi de l’état de santé au travail – Guide MSA : suivi de l’état de santé au travail
Un bouton « copier le contrat » est disponible et vous permet de copier rapidement les caractéristiques d’un contrat existant sans avoir à les ressaisir manuellement. Cette fonctionnalité est conçue pour vous faire gagner du temps et éviter des saisies répétitives.
Vous venez de valider votre déclaration d’emploi mais vous vous apercevez d’une erreur au niveau de votre déclaration, cliquer sur « Annuler la DPAE » accessible dans la rubrique « Déclaration sociale nominative »
Dans le tableau de bord, en cliquant sur le lien « Annuler la DPAE » accessible dans la rubrique « Déclaration sociale nominative », un écran s’ouvre pour vous permettre de saisir le motif et de valider votre annulation.
Cette action permet de supprimer la DPAE de la liste, mais elle sera tout de même visible dans le Registre Unique du Personnel (RUP).
Dans votre espace privé, un service en ligne « Envoyer un document » pour les Entreprises est actif. Rendez-vous sur Mon espace privé .
Dans la rubrique « Déclaration préalable à l’embauche (DPAE) », cliquez sur le lien « Mes contrats », vous retrouverez ainsi, via ce lien, l’ensemble des contrats de votre entreprise pour pouvoir les copier ou les finaliser.
Oui, elles sont conservées. Dans le cas où le salarié a déjà travaillé dans votre structure au moins une fois, vous pourrez le rechercher à partir de son nom ou son numéro de sécurité sociale. Cela permet de remplir automatiquement les informations d’état civil. Vous n’aurez plus alors qu’à les vérifier et à les actualiser si nécessaire.
Le service vous permet d’obtenir une copie de la DPAE réalisée, qui fait office de contrat de travail simplifié. Cependant, dans certaines situations et surtout pour le travail à la tâche, il est recommandé de rédiger un contrat respectant les règles du droit du travail.
Tesa simplifié : Déclaration des rémunérations
Si vous utilisez le Tesa (Tesa simplifié ou Tesa+), la prime est à déclarer, sur le bulletin de salaire, dans la rubrique « autres éléments de rémunération non soumis à cotisations« .
Le bulletin de paie doit être saisi et finalisé au plus tard le 4 du mois suivant la période d’emploi. Pour terminer la gestion de votre paie, vous devez cliquer sur « Envoyer la DSN ».
Oui, vous êtes tenu, lors de la saisie du volet social, d’enregistrer le temps de travail ainsi que les jours d’absence non rémunérés de vos salariés (payés à l’heure ou à la tâche).
Les indemnités dues à la fin du contrat sont les suivantes : indemnité de fin de contrat si les conditions sont remplies et l’indemnité compensatrice de congés payés (ICCP).
A noter : Pour les ICCP, vous avez le choix entre lisser son versement sur chaque bulletin de salaire (à déclarer systématiquement sur chaque paie). Ou les verser en une seule fois en fin de contrat, vous devez alors cocher que le versement se fait sur le dernier bulletin de salaire (en fin de contrat).
Une heure supplémentaire fait référence à une période de travail effectuée au-delà de la durée légale du travail pour un salarié à temps plein, généralement fixée à 35 heures par semaine.
L’heure complémentaire se réfère, quant à elle, généralement aux heures travaillées au-delà de la durée contractuelle du travail d’un salarié à temps partiel. Aussi, les heures complémentaires s’appliquent aux salariés à temps partiel.
Vous pouvez vous reporter à la fiche d’information suivante sur les heures supplémentaires et complémentaires Fiche d’information service-public.fr
Dans le secteur de la production agricole, ce type d’heures (hors heures supplémentaires et complémentaires) correspond à des heures effectuées le dimanche ou en travail de nuit ou durant les jours fériés.
Des majorations du taux horaire peuvent être prévues par votre convention collective.
Dans le Tesa simplifié, il convient de déclarer le nombre d’heures majorées effectuées par votre salarié ainsi que le pourcentage de majoration (par ex 125% représentent une majoration de 25% du taux horaire d’une heure normale).
Lors de la saisie du volet social, vous aurez accès à une zone pour la saisie des rémunérations complémentaires tels que les avantages en nature, les remboursements de frais professionnels….
Le versement santé est une aide octroyée par l’entreprise qui permet aux employés précaires de financer leur complémentaire santé individuelle. Pour plus de renseignements, consultez la Fiche d’information MSA sur le versement-sante
Lors de la saisie du volet social, vous aurez accès à une zone pour la saisie de l’acompte ou toutes autres retenues.
Non. Le Tesa simplifié ne permet pas la gestion des indemnités journalières de Sécurité sociale ni la gestion de la subrogation.
Non, le Tesa simplifié ne gère pas les jours de congés. Il vous appartient de le gérer vous-même.
Le bulletin de salaire du Tesa simplifié ne porte que la mention des cotisations salariales.
Toutefois, il reprend le formalisme et le modèle d’un bulletin de paie classique. Les libellés sont plus clairs, avec une structuration par postes de charges.
Ainsi, le nouveau bulletin rend lisible les montants de cotisations dus par les salariés : les cotisations sont regroupées par risque couvert avec des libellés spécifiques : régime de base (maladie, vieillesse, famille, accident du travail, assurance chômage…) et régimes complémentaires. Il tient compte également des allègements de cotisations salariales.
Oui, le montant net social apparait sur le bulletin de salaire que vous effectuez pour votre salarié conformément à la législation.
Oui, vous pouvez effectuer un bulletin de paie unique à cheval sur 2 mois civils pour le CDD saisonnier, usage ou vendanges mais il doit être inférieur à 1 mois.
Tant que vous n’avez pas cliqué sur le bouton « Envoyer la DSN », vous avez la possibilité de modifier vos saisies liées au bulletin de paie.
Dès lors que vous cliquez sur “Envoyer la DSN”, vous n’êtes plus en capacité de rectifier les bulletins de salaires associés.
Votre salarié est pénalisé car il ne recevra pas son bulletin de paie. Vous vous exposez par ailleurs à des sanctions financières (pénalités, majorations de retard…)
La durée de conservation est de 5 ans après l’élaboration des bulletins de paie de vos salariés.
Tesa simplifié : Déclaration DSN et prélèvements sociaux/fiscaux
Avec vos saisies des paies dans le nouveau Tesa simplifié, c’est votre MSA qui réalise votre DSN. La DSN est une obligation légale pour toutes les entreprises agricoles. Votre MSA doit impérativement déposer votre DSN au plus tard le 15 du mois civil suivant le mois d’emploi.
Pour permettre à la MSA de satisfaire à cette formalité, après la finalisation de vos bulletins de salaires dans le téléservice, vous devez cliquer sur le bouton « Envoyer ma DSN » avant le 4ème jour du mois civil suivant le mois d’emploi déclaré.
Non, vous ne recevrez plus de facture papier au titre du nouveau service Tesa simplifié. Vous pouvez consulter le récapitulatif des cotisations, exonérations et réductions calculées pour l’ensemble de vos salariés sur la période de paie avant d’envoyer votre DSN. Vous pourrez à nouveau accéder à ce récapitulatif dans la rubrique « Déclaration sociale nominative ».
Les moyens de paiement autorisés sont :
- le prélèvement automatique : un mode de paiement dématérialisé simple et sécurisé, vous n’avez plus à vous soucier de vos échéances de paiement. Pas de surprise, pas de retard, vous êtes prélevé du montant indiqué sur votre récapitulatif à la date prévue. Pensez à mettre en place un mandat SEPA permanent avec votre MSA.
- le télérèglement : vous pouvez régler rapidement et en toute simplicité vos cotisations sur salaires depuis Mon espace privé. Pour chaque règlement, c’est vous qui validez l’ordre de paiement. Vous pouvez contacter votre MSA pour la mise en place de ce mode paiement.
- le virement : Pour utiliser le virement bancaire, vous ne devez pas déjà être en prélèvement automatique auprès de votre caisse MSA (pas de mandat SEPA permanent). Vous devez demander à votre caisse MSA son RIB ou consulter le service en ligne « Consulter le RIB de ma caisse«
- le chèque, si les modes de paiement par voie dématérialisée ne peuvent pas être mis en place. Dans ce cas, vous devez tenir compte des délais postaux et accompagner votre règlement d’un courrier explicatif précisant notamment vos coordonnées et les références (votre décompte et périodes concernées) de votre paiement.
Au lancement du nouveau service Tesa simplifié, pour tous les utilisateurs, quel que soit leur effectif, les cotisations et contributions ainsi que les montants des prélèvements à la source de l’impôt doivent être payés mensuellement et au plus tard le 25 du mois suivant le mois de la période d’emploi déclarée
- Emploi en janvier 2024, paiement au plus tard le 25 février 2024.
- Emploi en février 2024, paiement au plus tard le 25 mars 2024.
- Emploi en mars 2024, paiement au plus tard le 25 avril 2024.
- Emploi en mai 2024, paiement au plus tard le 25 juin 2024.
Sur ce début d’année 2024, le service n’offre pas encore le paiement trimestriel pour les employeurs de moins de 11 salariés qui ont opté auprès de leur MSA pour une exigibilité trimestrielle.
Dès que le paiement trimestriel sera opérant (au cours de l’année 2024) :
- Si vous n’êtes pas concerné pas une option pour ce paiement trimestriel : le paiement sera mensuel et doit être réalisé au plus tard le 25ème jour du mois suivant la période de travail déclarée.
- Si vous êtes concerné par une option pour le paiement trimestriel, le paiement doit intervenir le 25 ème jour du mois du trimestre civil suivant : emploi en juillet ou en août ou en septembre 2024, paiement au plus tard le 25 octobre 2024.
Si vous êtes un employeur de moins de 11 salariés, vous pouvez opter pour le paiement trimestriel. Pour cela, il suffit d’adresser une demande par écrit à votre MSA à l’aide du formulaire disponible sur le site de votre MSA.
Vous devez déposer votre demande avant le 31 décembre pour une prise d’effet au 1er janvier de l’année suivante ou au moment de l’embauche de votre premier salarié. Dans ce cas, les cotisations doivent être versées dans les 25 premiers jours du trimestre civil suivant.
A défaut de renonciation au plus tard le 31 décembre et sous réserve que votre effectif n’excède pas le seuil de 11 salariés, cette option sera reconduite pour l’année suivante.
C’est votre MSA qui calcule le prélèvement à la source de vos salariés sur chacun des bulletins de paie que vous établirez pour vos salariés. Avec vos saisies des paies dans le nouveau Tesa simplifié, votre MSA réalise votre DSN qui est une obligation légale pour toutes les entreprises agricoles.
Votre MSA doit impérativement déposer votre DSN au plus tard le 15 du mois civil suivant le mois d’emploi.
Pour permettre à la MSA de satisfaire à cette formalité, veillez, après la clôture de votre paie dans votre service Tesa simplifié, à cliquer sur le bouton « Envoyer ma DSN » avant le 4ème jour du mois civil suivant le mois d’emploi.
Cette validation permettra de neutraliser les risques encourus par votre MSA (pénalisation par l’administration fiscale pour non communication des données du prélèvement à la source dans le délai fixé) et par vous-même (pénalités de retard pour réception tardive de la paie).
Vous pouvez contacter la caisse de MSA qui gère votre dossier.
En cas de difficultés de paiement, vous pouvez contacter la caisse de MSA qui gère votre dossier.
Tesa simplifié : Questions générales
Le Tesa est totalement dématérialisé. Pour utiliser le Tesa simplifié ou le Tesa+, vous devez impérativement être inscrit à Mon espace privé sur le site de votre MSA ou effectuer vos démarches sur net-entreprises.fr.
Oui, votre tiers déclarant peut utiliser le Tesa (Tesa simplifié ou Tesa+). Les tiers déclarants ont un bouquet de services qui leur est réservé. Votre tiers déclarant doit impérativement s’inscrire à Mon espace privé « tiers déclarants » pour l’utiliser.
Vous devez vous rapprocher de la MSA d’Alsace qui est le centre national des firmes étrangères pour les entreprises agricoles (Centre national des firmes étrangères MSA Alsace ). Cette MSA vous indiquera la démarche à suivre pour la déclaration de vos salariés agricoles.
Non, vous devez continuer à utiliser le Tesa+ pour déclarer vos travailleurs occasionnels.